Hallo Claudia,
aus eigener, leidvoller Erfahrung bei der Organisation von Tagungen möchte ich dir raten, für die Tagungsteilnahme, Zimmerreservierung, etc. einen festen Termin zu setzen, bis zu dem man sich angemeldet hat.
Bis zu einem weiteren Termin muss dann eine (nicht mehr erstattungsfähige) Vorauszahlung entrichtet werden. Nur damit ist dann eine verbindliche Zusage möglich. Dann hast du Geld und Zahl der Teilnehmer und kannst vernünftig planen.
"Vielleicht-Anmeldungen", "Evtl.-Reservierungen" etc. bedeuten lediglich unnötige Arbeit für dich.
Ich finde es ganz toll, dass du dich der Sache "Forumstreffen" in diesem Jahr annimmst!
Auch wenn ich dieses Mal nicht teilnehmen kann, möchte ich dir dafür meinen herzlichen Dank aussprechen! 
Freundliche Grüße
Peter