Hallo Matze,
ich arbeite mit Dateiordnern: zuerst das Datum (z.B. 2014-02-27) und dann der Ort + etwas genauere Angabe, z.B. -Merlau-Burgwald. Das ergibt:
2014-02-27-Merlau-Burgwald.
Bei den Dateien verfahre ich analog, lasse aber am Anfang den Dateinamen aus der Kamera stehen, die bei mir fortlaufend hochzählt.
Ich haenge dann noch die Art an. Wenn es geht, sowohl den deutschen als auch den wiss. Namen, z.B. -Auricularia-auricula-judae. Die Datei würde heißen:
101_4321-2014-02-27-Merlau-Burgwald-Judasohr-Auricularia-auricula-judae
Wenn die Kamera immer wieder bei Null anfangen würde oder wenn ich mit verschiedenen Kameras arbeitet würde, würde ich das Datum an den Anfang setzen.
Bei mehreren Orten am Tag lege ich mehrere Verzeichnisse an (Datum + a, b, ...).
Je nachdem lege ich auch noch Textdateien an, z.B. zu Gerüchen, Substraten etc.
Wichtig: die Namen (Pfad + Dateiname) dürfen nicht zu lang werden, sonst macht Windows Zicken beim Kopieren z.B. auf eine externe Festplatte (zumindest Windows 7 und früher).
Bisher habe ich mit diesem Verfahren die Artenbilder gut wiedergefunden. Ausnahme: ich hatte einen provisorischen Namen vergeben, z.B. "-aromatisch-riechender-Porling" und dann vergessen, das durch "-Ischnoderma-spec" zu ersetzen, nachdem ich im Pilzforum die Art genannt bekam.
Hilfsprogramm, ohne das es nicht gehen würde:
das Programm "Joe" von Tools&More: ein Programm, mit dem man Dateien als Block umbenennen kann: sowohl Namensbestandteile ergänzen als auch Suchen und Ersetzen sind möglich. Auch Nummerieren kann das Programm, kommt bei mir aber nicht zum Einsatz.
Auf Grund meines fortgeschrittenen Alters (über 60 Jahre) ist klar, dass ich keine Funga (Flora) von meiner Umgebung erstellen werde. Daher stelle ich Funde und (ausgewählte) Fotos bei der Datenbank Naturgucker ein:
http://www.naturgucker.de
Ich würde mich freuen, wenn die Daten nachgenutzt werden. Wenn nicht, dann ist das halt so, als wenn sie bei mir auf dem PC schlummern würden.
Beispiel von neulich mit dem Eichen-Feuerschwamm:
http://www.naturgucker.de/?bild=1647956704
Man kann bei der zugehörigen Beobachtung den Fundort markieren und Kommentare eingeben. Und: man kann sich alle seine Daten als CSV-Tabelle schicken lassen und z.B. in Excel oder andere Tabellenkalkulationsprogramme laden.
Neulich hatte ich mal solche Daten (von Pflanzen) an ein Kartierungsprojekt geschickt. Diese können am besten mit Exel-Tabellen arbeiten.
Datenbanken oder Excel-Dateien verwende ich nicht. Ich hatte bei der Pflanzenkartierung hier in der Region FLOREIN verwendet, das bundesweit eingesetzt werden sollte. Das lief unter DOS mit 16bit-Rechnern. Eine Weiterentwicklung gab es nicht direkt und ich habe die Daten nicht migriert. Diese Daten sind verloren. Daher tendiere ich dazu, meine Funde generell nicht in lokalen Datenbanken unterzubringen. Das erfordert eine regelmäßige Programmpflege.
Für Pilze gibt es auch eine spezielle Software für den PC, die auch die Artenlisten vorhält.
Interessant wre es auch, die Fundmeldungen in eine überregionale Datenbank einzubringen, z.B.
http://brd.pilzkartierung.de/ , oder
http://www.pilze-deutschland.de/
allerdings habe ich mich nicht genauer damit beschäftigt. Man muss dann schon sehr sicher sein, um welche Art es sich handelt.
Was ich noch nicht probiert habe: man kann bei jpg-Dateien Informationen in den IPTC-Daten unterbringen (die leider genauso wie die meisten EXIF-Daten beim hochladen gelöscht werden). Ich könnte mir vorstellen, dass eine Datenbank damit arbeitet und ich meine, so was gibt es auf JAVA-Basis. Ich hatte noch keine Zeit, mich damit zu beschäftigen.
Übrigens: bei Dateinamen verzichte ich auf Umlaute und Leerzeichen - ich hatte halt mal mit Unix gearbeitet, und finde das Verfahren immer noch gut.
Viele Grüße zunächst mal
Lothar